Zarządzanie projektem prawnym przy wykorzystywaniu metodologii Agile

January 7, 2020
Practice Management

Nowe technologie przynoszą nowe możliwości, ale także stwarzają nowe wyzwania, a oczekiwania klientów zmieniają się w zawrotnym tempie. Wszyscy wydają się chcieć więcej za mniej i chcą tego lepiej i szybciej niż kiedykolwiek.

Podczas gdy wielu prawników zmaga się z ideą włączenia tradycyjnego zarządzania projektami do zagadnień prawnych, stosowanie metodogolii Agile ułatwia sprawne zarządzanie projektami m.in. poprzez rozbicie projektu i umożliwienie szybkiego dostarczenia wartości dla klienta.

Czym jest Agile

Agile można zdefiniować jako grupę metod rozwoju produktu i/lub zarządzania projektem, która promuje adaptacyjne planowanie, rozwój ewolucyjny, wczesną realizację i ciągłe doskonalenie oraz zachęca do szybkiego i elastycznego reagowania na zmiany.

Agile to więc bardziej filozofia niż metodologia. Chociaż termin "Agile" powstał dość niedawno, wiele z jego nauk opiera się na starej mądrości o indywidualnej produktywności i dynamice grupy.

Metody innowacyjne Agile zrewolucjonizowały już sektor IT. W ciągu ostatnich 25-30 lat znacznie zwiększyły one wskaźniki sukcesu w tworzeniu oprogramowania, poprawiły jakość i szybkość wprowadzania na rynek oraz zwiększyły motywację i produktywność zespołów.

Podobnie jak w Programowaniu Agile, projekt oparty na metodologii Agile Project Management (dalej jedynie jako “Agile”) jest realizowany w małych odcinkach. Odcinki te nazywane są iteracjami. Każda iteracja jest recenzowana i poddawana krytyce przez zespół, w skład którego powinni wchodzić przedstawiciele różnych uczestników projektu. Wnioski płynące z krytyki iteracji są wykorzystywane do określenia, jaki powinien być następny krok w projekcie.

Główną zaletą Agile jest zdolność do reagowania na problemy pojawiające się w trakcie trwania projektu. Dokonanie niezbędnej zmiany w projekcie we właściwym czasie może zaoszczędzić zasoby i ostatecznie pomóc w realizacji udanego projektu na czas i w ramach budżetu.

Można zaobserwować coraz większe zainteresowanie prawników do tego podejścia a korzyści dla branży można zaobserwować na różnych płaszczyznach.

Usprawnienie współpracy z klientami

Według Woldowy i Richardsona (2013, s. ix) w książce "Legal Project Management in One Hour for Lawyers", klienci oczekują od swoich prawników następujących elementów:

  • Efektywności w zarządzaniu budżetem
  • Przewidywalności, tj. brak kosztownych "niespodzianek" i mniej nieoczekiwanych zdarzeń
  • Komunikacji, która musi być terminowa, sprawna, dokładna i kompletna
  • Zrozumienia wszystkich aspektów ich działalności, a nie tylko potrzeb prawnych
  • Dostosowania dzialań kancelarii do ich interesów

Procesy i narzędzia Agile pomagają kancelariom słuchać swoich klientów i rozumieć, czego chcą i czego potrzebują. Dzięki temu odkrywają, na jakich obszarach ich pracy należy się skoncentrować w celu zwiększenia wydajności i poprawy wyników.

Dzięki zwinnemu myśleniu (Agile Thinking), a zwłaszcza zasadom Lean Startup, prawnicy są w stanie bardzo szybko wdrożyć i udoskonalić rozwiązania, które tworzą natychmiastową wartość dla klientów. Ponadto, poprzez zdefiniowanie proponowanych zadań z wykorzystaniem struktury historii użytkownika, możliwe jest skoncentrowanie zasobów na budowaniu rozwiązań dla rzeczywistych problemów, a nie tylko na wdrażaniu elementów wraz z nadzieją , że spełnią one daną potrzebę.

Ponadto (patrzy poniżej), bieżąca widoczność rytmu pracy wynikająca z Agile pozwala dokładniej raportować klientowi jak przebiega sprawa/projekt. Łatwiej jest zatem zaspokoić zestresowanego klienta lub szacować pozostały czas do zakończenia prac.

Przykład narzędzia: Kanban do wizualizacji projektu

Najprostsze tablice kanban składają się tylko z trzech kolumn: Do zrobienia, W Trakcie i Zrobione.

Dla osobistej wydajności, te kolumny są wystarczające do rozpoczęcia pracy. Zadania, które zamierzasz wykonać w określonych ramach czasowych, zazwyczaj dzień lub tydzień, znajdują się w kolumnie "Do zrobienia". Te, nad którymi aktywnie pracujesz, przechodzą do sekcji "W trakcie", a praca, którą wykonałeś, trafia do sekcji "Zrobione".

Nawet ta podstawowa tablica może być niezwykle przydatna, szczególnie w krótkich odstępach czasu. W rzeczywistości, najprostszym sposobem na rozpoczęcie doświadczenia metodologii Agile jest wypróbowanie Kanbana przez jeden dzień. Wystarczy chwycić paczkę karteczek samoprzylepnych i wyczyścić kawałek ściany.

Zrób trzy naklejki na nagłówki kolumn, a następnie wypisz osobną naklejkę dla każdego zadania, które możesz mieć nadzieję wykonać dzisiaj.

Te notatki trafiają do kolumny "Do zrobienia" z najważniejszym zadaniem na górze i najmniej ważnym na dole. Gdy zaczniesz pracę nad zadaniem, przenieś je do kolumny "W trakcie" (najlepiej je wykonywać jedno po drugim, ale zachowaj przynajmniej 2-3 w tej kategorii).

Po wykonaniu zadania przenieś je do kolumny "Zrobione". Pod koniec dnia przejrzyj swoje zakończone zadania, oraz ewentualnie wypełnij swoją kolumnę "Do zrobienia" kilkoma rzeczami, które masz nadzieję zrealizować jutro, a następnie zrób to ponownie jutro.

Należy jednak inteligentnie rozłożyć projekt na czynniki pierwsze. Przykładowo, przy transakcji M&A, utworzenie kartki “Napisać PSPA” mija się z celem. Sama ta umowa może bowiem zostać rozłożona na kilka elementy, które mogą zostać stopniowo zrealizowane.

Kanban to jedna z podstaw do wizualizacji własnej pracy i stanowi jeden z licznych narzędzi Agile. Należy jednak się upewnić kompatybilności zadań przed wdrożeniem narzędzia.

Szerzej ujmując, należy też zastanowić, czy Agile będzie faktycznie stanowić wartość dodaną przy konkretnym projekcie.

Nie każdy projekt nadaje się do Agile

Ważne jest, aby zapewnić, że projekty są dobrze dopasowane do Agile przy ich pierwszym testowaniu. Sugeruję, aby szefowie praktyk zadali sobie kilka pytań w celu ustalenia, czy projekt jest odpowiedni.

Po pierwsze należy sprawdzić, czy projekt ma wyraźny produkt końcowy

Zasadnicze znaczenie ma określenie jasnego zakresu tego, co należy opracować na samym początku - nawet jeśli szczegóły są określane w drodze iteracji. Umożliwia to zespołowi m.in. podzielenie produktu końcowego (projektu) na poszczególne zadania oraz wyznaczenie terminów.

Przykładowo, stworzenie polityki firmy, takiej jak polityka mediów społecznościowych, może być dobrym projektem dla przetestowania Agile. Możliwe jest zidentyfikowanie stron, które będą musiały być zaangażowane w jej tworzenie, tj. prawnik ds. ochrony prywatności, prawnik ds. zatrudnienia czy specjalista ds. compliance. Polityka firmy może być również podzielona na części składowe, z różnymi ekspertami zajmującymi się różnymi częściami polityki w tym samym czasie.

Inne czynniki takie jak konieczność korzystania z wielu źródeł informacji technicznych czy jeszcze możliwość, czy też nie rozłożenia projektu na wiele elementów mogą także wpływać na decyzje zarządzania projektem prawnym za pomocą Agile.

Agile może więc na pewno dużo przynieść, i należy się inspirować tą filozofią. Niemniej jednak, nie należy stosować tych metod “na siłę” i mieć świadomość, że, w zależności od specjalizacji każdy projekt może potencjalnie być unikalny. Unikalność ta nosi za sobą konieczność spersonalizowanego podejścia gdyż np. termin lub wymagania klienta co do współpracy nie pozwolą na stosowanie niektórych narzędzi.

Roman Kaczynski

I assist law firms and in-house legal departments in their digital transformation.

My legal education, complemented by practical experience in different legal tech companies and by various training courses in innovation management, allows me to identify the needs of lawyers and their clients and thus implement or create technological and organisational solutions adapted to the new realities.

Experienced in change management related to transformation programs (stakeholder assessment, change impact analysis, organization design, communication planning, training support).

Related Posts