Kryzys jako szansa na ewolucję w branży prawniczej

June 4, 2020
Market

Obecnie priorytetem dla wielu jest utrzymanie biznesu przy życiu, przy jednoczesnym zachowaniu sił na ponowne uruchomienie gospodarki. Oznacza to równowagę pomiędzy redukcją kosztów a inwestycjami. Dotyczy to całej gospodarki, w tym także osób pracujących w sektorze usług prawniczych.

Zmiany przyzwyczajeń narzucone przez COVID-19 (praca zdalna, mobilność, zdolność do przystosowania się do nowych warunków) prawdopodobnie na dłuższą metę przyniosą  wzrost zainteresowania zakupem i wdrażaniem rozwiązań technologicznych i Legaltechs w kancelariach i wewnętrznych działach prawnych. Niemniej jednak, trzeba pamiętać, że jest to czasochłonne. A ten czas i zaangażowanie w naukę obsługi nowych narzędzi może ostudzić zapał niejednego. Ale czy naprawdę jest to trudniejsze niż wdrożenie rozwiązań i procesów pozwalających na pracę zdalną? Obserwując swoją praktykę, nie wydaje mi sie.

Zmiana Paradygmatu

Bez wątpienia znajdujemy się w momencie przełomowych, który pozostawi trwały ślad. Ograniczenia w korzystaniu z przestrzeni biurowych i wprowadzenie pracy zdalnej stworzyły jednak nowe możliwości w zakresie wykonywania zawodu.

Jedną z pierwszych konsekwencji pojawienia się pracy zdalnej jest oszczędność czasu, który pracownicy spędzają na dojazdach do biura. Pokazuje to jednak również nierówności w mieszkalnictwie pomiędzy nimi: praca w 50-cio metrowym mieszkaniu z dwójka dzieci lub w domu o powierzchni 200m2 z ogrodem - to nie to samo. Jednak tendencja do rozwijania praktyki pracy zdalnej rośnie, gdyż większość menedżerów i pracowników wydaje się być zadowolona z tego rozwiązania.

Inną konsekwencją jest zmniejszenie wielkości i znaczenia siedziby kancelarii. Jeśli wielu pracowników może pracować zdalnie, co najmniej dwa lub trzy dni w tygodniu, możliwe jest zmniejszenie powierzchni i kosztów lokalu.

Po stronie tzw. “dużych” klientów (tj.działy prawne dużych firm) istnieje ryzyko jeszcze dalej idącej racjonalizacji wydatków. Kryzysy zasadniczo pociągają za sobą redukcję kosztów i większą selektywność partnerów biznesowych.

Z tego względu klienci będą wymagać więcej od obsługujących ich kancelarii. Kancelarie o wąskiej specjalizacji powinny zatem rozważyć współpracę z siecią ekspertów z różnych dziedzin, tak aby zapewnić kompleksową obsługę klienta.  

Ponadto, możemy spodziewać się zmniejszenia indywidualnej praktyki (upadłość, zmiana działalności) oraz tendencji do grupowania prawników w nowo tworzonych kancelariach prawnych w celu rozłożenia obciążeń, poprawy oferty usług, podziału ryzyka.

Z punktu widzenia organizacji kancelarii, praca zdalna wpływa na zarządzanie zespołem. Paradoksalnie, praca zdalna może doprowadzić do wzmocnienia kontroli nad pracownikami poprzez ścisłe monitorowanie i narzędzia nadzoru (np. narzędzia do zarządzania kancelarią i sprawami), które pozwalają bardzo szczegółowo nadzorować i raportować działalność poszczególnych pracowników oraz ich rentowność . Tendencji tej należy zapobiec, ponieważ grozi uniemożliwieniem czerpania korzyści nowego podejścia do pracy takich jak autonomia, inicjatywa, zwiększenie efektywności czasu pracy (poprzez ograniczenie zbędnych spotkań, męczącego transportu).

Narzędzia pracy będą musiały zostać poddane przeglądowi i właśnie w tym zakresie technologia przynosi najwięcej możliwości. Rozwój zdecentralizowanej kancelarii nie może się odbyć bez skutecznych narzędzi, wyszkolonych zespołów i partnerów, którzy są świadomi wyzwań i strategii.

Zmniejszenie kosztów... i odkrywanie swojego zawodu na nowo

Choć transformacja cyfrowa zawodów prawniczych jest jeszcze na wczesnym etapie, prawnicy rozpoczęli wdrażanie zmian. Trzeba przy tym zauważyć, że oprócz ograniczeń finansowych, konieczne jest również przeprowadzenie inwestycji.

Ponieważ nikt nie wie, czy i kiedy nastąpi przewrót, należy określić wysiłki, jakie należy podjąć w zależności od obrotu kancelarii w ramach 3 przykładowych scenariuszy:

  • pesymistyczny (np. -50% przez 1 rok)
  • środkowy (-30% przez 6 miesięcy, następnie delikatne odbicie od 0 do 5%)
  • optymistyczny (np. -30% marzec-sierpień a następnie odbicie o +30% przez 6 miesięcy).

Następnym krokiem jest obserwacja ewolucji biznesplanu w celu określenia, na którym etapie znajduje się kancelaria. Ważne, aby opracować i trzymać się roadmap’u.

Pierwsze wydatki, które należy zredukować, to koszty stałe (lokale, pojazdy, koszty ogólne itp.), następnie koszty zmienne (wynagrodzenia, premie, itp.) i wreszcie - w ostateczności - zwolnienia (prawnicy, personel administracyjny). Kiedy biznes się ustabilizuje, kancelaria powinna być w stanie ruszyć z powrotem do przodu. Zmniejszanie zespołów może zatem okazać się w dłuższej perspektywie bardzo złym pomysłem.

Z drugiej strony, należy poprawić warunki współpracy i pracy na odległość za pomocą odpowiednich narzędzi technologicznych. Trudno jest rozpocząć taki projekt w najbliższej przyszłości, ale musi on być jednym z priorytetów strategii średnio- i długoterminowej. Na to właśnie należy ukierunkować inwestycje: przyjąć nowe narzędzia, aby przekształcić swoją organizację.

Wreszcie, strategiczne myślenie o ofercie usług, cenach i pozycjonowaniu jest potrzebne bardziej niż kiedykolwiek. Klienci sami dokonają ponownej oceny swojej pozycji strategicznej i nie pozostanie to bez wpływu na działalność kancelarii.

Poza projektami, które mają być otwarte i decyzjami przedsiębiorczymi, które mają być podjęte, główną kwestią jest zmiana sposobu myślenia i odkrywanie siebie na nowo. Przewartościowanie koncepcji zawodu, wdrożenie nowej organizacji kancelarii, budowanie więzi z klientem w nowych warunkach: oto są nowe wezwania post-kryzysowe. Do każdego z nas należy stworzenie warunków do powstania innowacji.

Roman Kaczynski

I assist law firms and in-house legal departments in their digital transformation.

My legal education, complemented by practical experience in different legal tech companies and by various training courses in innovation management, allows me to identify the needs of lawyers and their clients and thus implement or create technological and organisational solutions adapted to the new realities.

Experienced in change management related to transformation programs (stakeholder assessment, change impact analysis, organization design, communication planning, training support).

Related Posts