Know your practice: jak mierzyć efektywność swojej praktyki na podstawie tworzonych umów

January 22, 2020
Practice Management

Nie jest potrzebna nowoczesna technologia, aby rozpocząć gromadzenie i analizę danych. W rzeczywistości, żyjemy wciąż w świecie licznych ręcznych procesów. To dobra wiadomość: oznacza to, że jeśli chodzi o dane z umów, można zacząć od zbierania ich w dowolny sposób.

Docelowo oczywiście, automatyzacja tworzenia dokumentów znacznie usprawni ten proces zbierania i przetwarzania danych.


Ile umów i jakiego rodzaju?

Każdy prawnik powinien być w stanie odpowiedzieć na pytanie, ile umów sporządził w danym okresie. Bez tych danych nie można odpowiedzieć na podstawowe zagadnienia biznesowe na temat prowadzonej praktyki.

Gromadzenie danych można zacząć nawet od arkusza w excelu. Monitorowanie tego elementu jest konieczne.


Czas realizacji

Monitorowanie czasu pracy to sposób na zagłębienie się w cykl życia tworzonych umów i zidentyfikowanie problemów, które powodują spowolnienie pracy.

Czas realizacji ma kilka podkategorii:

  • Czas odpowiedzi: gdy ktoś wysyła dokument działu prawnego, czy dział ten ogóle coś z nim zrobił? Kiedy? Czy w ogóle ten dokument dotarł do nich?
  • Czas przygotowania pierwszych i ostatnich draftów. Świadomość tego, jak szybko postępuje praca od pierwszego etapu do ostatecznej wersji projektu, jest informacją zarządczą, której nie można zignorować.

Wartość umowy

Poza powyższymi kryteriami, także śledzenie ogólnej wartości umowy pozwala na podział umów na kategorie.

Przykładowo, jeśli w danym miesiącu zostało stworzonych dziesięć umów o wartości mniejszej niż 20 tys. złotych, a trzy o wartości większej niż milion złotych, to w jaki sposób nadać priorytety w zakresie zaangażowania zasobów nad pracą przy tych umowach? Poprzez zrozumienie tego “pipeline’u” można określić i zmaksymalizować jego wartość dla biznesu. Oczywiście, wartość jest tylko jednym z czynników oceny ryzyka.  Istnieje wiele innych aspektów, które należy brać pod uwagę przy organizacji zasobów prawnych, ale wartość umowy stanowi wiarygodny i obiektywny miernik dla niektórych rodzajów transakcji.

Trudno jest zmierzyć wartość, gdy mamy do czynienia z umowami, które nie zawierają wprost kwot. Jednym ze sposobów na to jest tagowanie i kategoryzowanie umów podczas wprowadzania ich do systemu zarządzania dokumentami. Zadanie to może jednak być czasochłonne. Niemniej, istnieje możliwość tagowania, nie już stworzonych umów, lecz zautomatyzowanych wzorów, na podstawie których je tworzymy. W związku z tym, że tego typu wzory generują Metadane, można oznaczyć w sposób bardzo urozmaicony jego elementy, aby pośrednio zidentyfikować, na podstawie różnych elementów - niekoniecznie finansowych, wartość umowy.

Przejrzystość i czytelność

Jeśli złożoność i brak czytelności powoduje, że zawieranie umów zajmuje dużo czasu, to właśnie na te cechy należ zwrócić uwagę ustalając, co należy zmienić we wzorach umów. Być może jest to formatowanie, słownictwo, numeracja, czy też jakikolwiek inny element tekstu. Warto zidentyfikować słabe strony w tworzeniu dokumentów, aby uczynić je bardziej czytelnymi na przyszłość.

Pracując w programie Word oraz głównie w języku angielskim, możesz skorzystać z Indeksu czytelności Flescha, aby monitorować postępy zespołu w upraszczaniu umów. Indeks ten ma na celu określenie stopnia trudności w rozumieniu danego tekstu w języku angielskim. Jego wartość jest wyliczana na podstawie liczby słów, sylab oraz zdań w tekście. Im indeks jest niższy, tym tekst trudniejszy do zrozumienia.

Możliwe jest również zmierzenie różnic w zakresie czytelności pomiędzy tekstami pisanymi przez różnych prawników. Niektórzy mają tendencję do pisania długich i technicznych zdań (może ze względu na implementowanie języka ustaw), podczas gdy inni mają bardziej przejrzysty styl i starają się użyć jak najmniej słów, aby przekazać informacje.

Skoncentruj się na osiągnięciu stałej czytelności w całym zespole, a zwiększysz efektywność pisania umów.

Roman Kaczynski

I assist law firms and in-house legal departments in their digital transformation.

My legal education, complemented by practical experience in different legal tech companies and by various training courses in innovation management, allows me to identify the needs of lawyers and their clients and thus implement or create technological and organisational solutions adapted to the new realities.

Experienced in change management related to transformation programs (stakeholder assessment, change impact analysis, organization design, communication planning, training support).

Related Posts