Jak wewnętrzne działy prawne przeprowadzają swoją transformację cyfrową?

June 18, 2020
Practice Management

W dzisiejszych czasach znajomość prawa, choć niezbędna do wykonywania zawodu, nie jest już wystarczająca. Pole działania wewnętrznych działów prawnych rozszerza się. Jak podaje Gartner w 2020 roku obciążenie pracą prawników wzrośnie o około 90%.

Przy okazji kryzysu, przez który obecnie przechodzimy, wszyscy zdaliśmy sobie sprawę ze znaczenia technologii w branży usług prawnych.

Należy jednak zastanowić się nad tym, jakie rozwiązania technologiczne pozwalają na przezwyciężenie zwiększonego obciążenia pracą w nadchodzących latach?

DLACZEGO WARTO PRZEPROWADZIĆ CYFRYZACJĘ W WEWNĘTRZNYM DZIALE PRAWNYM ?

Kiedy mówimy o digitalizacji, odnosimy się do przekształcania tradycyjnych procesów wewnętrznych, narzędzi, a nawet zawodów przy wykorzystaniu technologii cyfrowych.

W zakresie cyfryzacji, działy prawne często pozostają w tyle za innymi w firmie. Zwykle prekursorami zmian są działy marketingu i finansów.

Nadal istnieje wiele przeszkód na drodze do cyfrowej transformacji. Patrząc wciąż tradycyjnie na świat prawa, wielu prawników nadal niechętnie korzysta z nowych technologii. Wynika to przede wszystkim z obawy przed zastąpieniem przez maszyny, ale także z braku wiedzy na temat tych technologii.

Jakie praktyczne korzyści płyną z cyfryzacji wewnętrznego działu prawnego?

Dzięki cyfryzacji, procesy robocze są uproszczone, a dział prawny może zoptymalizować swoje zasoby w celu zwiększenia wydajności pracy, uwalniając ich od pewnych powtarzalnych i technicznych czynności. Pozwala to prawnikom skoncentrować się na zadaniach o większej wartości dodanej, takich jak doradztwo, przewidywanie ryzyka i zarządzanie projektami.

Od czego zacząć?

Zanim zaczniemy, należy zadać sobie właściwe pytania.

  • Jakie są najistotniejsze obszary, w których pojawiają się problemy?
  • Co zajmuje nam najwięcej czasu?
  • Co ma najmniejszą wartość dodaną i powinno zostać zautomatyzowane?

Następnie pojawia się pytanie o priorytetyzację potrzeb, których niewątpliwie będzie wiele, a następnie o budżet, jaki mógłby zostać przeznaczony na ten projekt.

Dopiero wtedy przychodzi czas na analizę rynku, porównanie ofert, funkcjonalności, cen... a ostatecznie wdrożenie!

Każda firma i każdy dział prawny ma inne potrzeby. Różnice wynikają z dużej ilości czynników: rodzaj działalności firmy, struktura (lokalna lub międzynarodowa), ilość prawników w zespole itp.

Podczas przygotowania roadmapu, należy umieścić prawnika (tj. użytkownika) w centrum uwagi. Ustalenie priorytetów jest zatem wynikiem obserwacji procesów oraz wywiadów z osobami pracującymi nie tylko w dziale prawnym, ale w innych działach ściśle z nim współpracujący (księgowość, dział sprzedaży itp.).

Warianty cyfryzacji działu prawnego

W porównaniu z kancelariami, wewnętrzne działy prawne, w związku ze swoim charakterem wewnętrznym mają większy potencjał jeżeli chodzi o innowacje. Dla każdej firmy istnieje odpowiedni wariant. Poniżej przedstawię kilka przykładów.

Zatrudnienie Legal Operations Officer

W ramach Działu Prawnego Legal Operations Officer jest niejako dyrygentem orkiestry w projektach interdyscyplinarnych.

Może dodatkowo zarządzać częścią HR Działu Prawnego, mobilnością, procesami i przepływami pracy, a także rozwiązaniami cyfrowymi niezbędnymi do sprawnego funkcjonowania w codziennej pracy. Posiada on wykształcenie prawnicze i najczęściej pochodzi z firmy, ponieważ znajomość firmy, sposobu jej działania i celów jest niezbędna.

Promując wykorzystywanie technologii i nowych sposobów zarządzania projektami, wdraża najlepsze praktyki i najskuteczniejsze narzędzia.

Legal Operations Officer powinien mieć wpływ na kwestie finansowe, aby móc optymalizować zasoby w kontekście corocznego zmniejszania się budżetu.

Spółki takie jak Airbus i Total zdecydowały się zatrudnić Legal Operations Officer. Jednak stanowisko to nie jest jeszcze powszechne. Należy zastanowić się nad utworzeniem takiej funkcji w ramach działu prawnego, ponieważ musi ona być opłacalna, a problemy organizacyjne działu muszą być na tyle istotne, aby uzasadnić jego (często w praktyce wysokie w związku z “C level”) wynagrodzenie.

Korzystanie z legaltech

Jedną z głównych umiejętności prawnika jutra będzie identyfikowanie i ciągłe testowanie nowych narzędzi Legaltechowych.

Wykorzystanie innowacyjnych narzędzi oferowanych przez Legaltech ma wiele zalet dla działu prawnego. Zaczyna się to od automatyzacji powtarzalnych zadań, do uproszczenia zadań organizacyjnych, co powoduje mniejsze obciążenie pracą prawników, a tym samym oszczędność czasu i produktywności.

Przy wyborze rozwiązania niezbędna jest, jak wspomniano powyżej, analiza potrzeb zarówno wewnątrz działu, jak i w całej firmie.

Oferta jest coraz większa i łatwo się pogubić. Trudno wiedzieć o wszystkich dostępnych rozwiązaniach, przetestować albo nawet je zobaczyć! Warto zatem skonsultować się ze specjalistą, który na podstawie ww. audytu potrzeb oraz swojej znajomości rynku, będzie w stanie, na podstawie benchmarkingu, przedstawić shortlist najlepiej dostosowanych rozwiązań.

Może on także służyć pomocą przy negocjowaniu z dostawcą, wdrożeniu oraz szkoleniu personelu.

Samodzielna digitalizacja: przykład Ubisoft

Firma może również zdecydować się samodzielnie przejąć inicjatywę, tworząc i integrując narzędzia niezbędne do cyfrowej transformacji. Tak jest w przypadku Ubisoft, firmy zajmującej się tworzeniem, wydawaniem i dystrybucją gier komputerowych. Firma była w stanie zinternalizować proces cyfryzacji w ramach działu prawnego poprzez zatrudnienie programisty i designera.

Ustalono dwa priorytety: legal design oraz automatyzacja aktów prawnych.  

Celem było także wdrożenie kultury innowacyjności w dziale prawnym, a tym samym jak najlepsze dopasowanie się do potrzeb prawników. Innymi słowy: transformacja szyta na miarę!

Legal design został wykorzystywany w pierwszej kolejności w ramach informacyjnego filmu na temat RODO (z kórlikami w roli głównej), jak również do poprawienia wizualizacji umów o zachowaniu poufności (NDA).

Kolejnym etapem transformacji był rozwój własnego systemu automatyzacji tworzenia aktów prawnych, takich jak umowy NDA, zasady konkursów, formularze zgłoszeniowe itp.

Jak wygląda to w praktyce?

Dla każdego projektu kierownik projektu jest mianowany spośród prawników i współpracuje z pozostałymi działami firmy, aby zapewnić włączenie działu prawnego do pozostałych procesów.

Prawnicy pracują ponadto za pośrednictwem narzędzia do zarządzania zadaniami, które pozwala personelowi operacyjnemu na przekazywanie im zgłoszeń i zapytań.

Ogranicza to uciążliwe zadania prawników i pozwala im skupić się na doradztwie.

Digitalizacja działu prawnego jest ważnym procesem, który należy wdrożyć w firmie. W obecnych realiach ta cyfrowa transformacja stała się wręcz niezbędna. Nie jest to już tylko zaleta, ale konieczny i niezbędny proces, który należy wprowadzić aby dążyć lepszej koordynacji i większej wydajności.

Podane wyżej przykłady mogą służyć jako inspiracja. Należy jednak pamiętać, że nie ma uniwersalnego schematu i jedynie uważny audyt punktów krytycznych, potrzeb i celów pozwoli na ustalenie spersonalizowanej strategii działania.

Roman Kaczynski

I assist law firms and in-house legal departments in their digital transformation.

My legal education, complemented by practical experience in different legal tech companies and by various training courses in innovation management, allows me to identify the needs of lawyers and their clients and thus implement or create technological and organisational solutions adapted to the new realities.

Experienced in change management related to transformation programs (stakeholder assessment, change impact analysis, organization design, communication planning, training support).

Related Posts