Digital Workspace w kancelarii pawniczej

November 20, 2019
Practice Management

Obecnie miejsce pracy znajduje się w samym środku kolejnej zmiany, napędzanej przez technologię i innowacje.

Digital Workspace (pl. cyfrowa przestrzeń pracy - dalej DW) to nowa koncepcja i rozwiązania technologiczne, umożliwiające pracownikom posiadającym wiedzę merytoryczną (w tym prawnicy) dostęp do systemów i narzędzi, których potrzebują, z każdego urządzenia - smartfonu, tabletu, laptopa lub komputera stacjonarnego - niezależnie od lokalizacji. Pojawiające się technologie umożliwiają teraz dostarczanie infrastruktury niezbędnej do zapewnienia pracownikom bezpiecznej i produktywnej pracy z domu, biura lub w podróży. Jest to zatem trend, który kancelarie winne brać pod uwagę przechodząc swoją transformacje cyfrową.

DW odpowiada na zapotrzebowanie na lepszy komfort pracy, zapewniając jednocześnie jednolitą platformę do zarządzania treścią, ludźmi i aplikacjami. W ramach dokonywania przez kancelarie prawne przeglądu strategii technologicznej na najbliższe trzy do pięciu lat, istnieje możliwość stworzenia cyfrowych miejsc pracy, które będą odpowiadać temu, jak prawnicy będą chcieli pracować w przyszłości. Na swoim DW prawnik będzie miał dostęp do odpowiednich danych i treści, będzie współpracował z klientami i współpracownikami, dzielił się wiedzą i rozwiązywał problemy w czasie rzeczywistym z dowolnego miejsca.

Transformacja cyfrowa otwiera drogę dla cyfrowych miejsc pracy

Wpływ transformacji cyfrowej jest obecnie priorytetem dla większości kancelarii prawniczych. Według Gartnera, dwie trzecie liderów biznesu uważa, że ich firmy muszą przyspieszyć transformację cyfrową, aby pozostać konkurencyjni.

Ewolucja i przyjęcie trendów cyfrowych, takich jak big data, przejście na chmurę i Internet rzeczy, oznacza, że cyfrowa transformacja nie jest już nowością, lecz koniecznością dla kancelarii prawniczych, które chcą osiągnąć sukces, ułatwiając swoim klientom bezproblemową interakcję, aktualizację i współpracę w ich sprawach, bez względu na to, gdzie się fizycznie znajdują.

Transformacje cyfrową sposobu pracy prawników poprzez wprowadzenie DW należy jednak opracować tak, aby mogła ona usprawniać nie tylko wewnętrzną pracę, ale także zewnętrzną, tj. z klientami.

Wykorzystanie digital workspace aby polepszyć user experience klientów

Zmierzanie w kierunku cyfrowego miejsca pracy jest ostatecznie związane z tzw. client experience (pl. doświadczenie użytkownika). Jeśli przyjrzymy się innowacyjnym firmom, takim jak Amazon czy Netflix, wszystkie one są zorientowane na dostarczanie najlepszych doświadczeń klientom tworząc rozwiązania dla potrzeb, o których nawet nie wiedzieliśmy, że istnieją.

Czego więc branża prawnicza może się nauczyć od tych innowacyjnych firm? Kluczowe znaczenie ma wyciągnięcie wniosków z danych, aby przybliżyć się do klientów. Sukces Netflix w dużej mierze wynika z opartego na danych podejścia do produkcji treści.

Transformacja user experience w branży prawniczej nie ogranicza się do przyjęcia najnowszych technologii i dostarczenie nowych modeli świadczenia usług prawniczych. Opracowanie zorientowanego na klienta podejścia może jednak wydawać się niemalże paradoksalne dla branży, w której model partnerstwa i godzina rozliczeniowa są tak dobrze opracowane i gdzie interakcja z klientem ogranicza się do maili, spotkań i rozmów telefonicznych.

Gdy kancelarie prawne zaczynają przyjmować kulturę zmian, wyzwaniem jest zatem, aby po pierwsze zidentyfikować dokładnie to, co podstawowe user experience powinno być, a po drugie, aby określić, które procesy biznesowe muszą ulec zmianie, aby je spełnić.

Implementacja wspólnego z klientem DW dąży do tego, aby nie tylko proponować nowe usługi, ale przede wszystkim nowy sposób dostarczania ich do klienta.

Sprawniejsza wymiana informacji, usprawnione przekazywanie dokumentów i bieżący feedback od klienta to tylko część z korzyści na poziomie pracy z klientem.

To bieżące zaangażowanie klienta pozwoli także zgromadzić dane np. na temat poziomu zadowolenia przy niektórych etapach współpracy czy skuteczności i konieczności wybranych interakcji na podstawie których kancelaria będzie mogla polepszyć user experience przy analogicznych projektach.

Digital workspace jako wskaźnik innowacyjności

Zbyt często widzimy sprzeczność pomiędzy tym, co kancelaria stara się osiągnąć kulturowo, a dostępną technologią. Na wielu stronach internetowych kancelarii można znaleźć słowa "innowacyjność i współpraca" wymienione jako podstawowe wartości lub wyróżniki.

A jednak, nadal powszechną praktyką prawników jest praca w zamkniętych biurach w silosach informacyjnych, z koniecznością zalogowania się poprzez VPN, zanim będą mogli uzyskać dostęp do potrzebnych im informacji w razie pracy poza kancelarią.

Klienci jednak coraz częściej poszukują znaczących różnic pomiędzy kancelariami prawnymi. Korzystanie z nowych technologii jedynie, aby usprawnić swoja praktykę i wewnętrzne processy nie będzie wystarczające aby chwalić się labelem “innowacyjna kancelaria”. Koniecznie będzie też zastanowienie się nad tym, jak można wykorzystać nowe technologie, aby usprawnić pracę z nami naszym klientom.

Na coraz bardziej konkurencyjnym rynku usług prawniczych, kancelarie prawne muszą być bliżej klientów niż kiedykolwiek wcześniej, rozumiejąc ich biznes głębiej i dostarczać rozwiązań problemów, o których klienci mogą nawet jeszcze nie wiedzieć.

Jednocześnie klienci oczekują, że firmy będą wykorzystywać dane, sztuczną inteligencję i inne technologie w celu przewidywania wyników, obniżania kosztów, poprawy przejrzystości i ostatecznie zwiększenia wartości dodanej.

DW pracy będzie jednym z rozwiązań, które kancelaria prawna może zapewnić w celu zaspokojenia tych potrzeb, usprawniając prace swoim prawnikom oraz polepszając user experience swoich klientów.

Roman Kaczynski

I assist law firms and in-house legal departments in their digital transformation.

My legal education, complemented by practical experience in different legal tech companies and by various training courses in innovation management, allows me to identify the needs of lawyers and their clients and thus implement or create technological and organisational solutions adapted to the new realities.

Experienced in change management related to transformation programs (stakeholder assessment, change impact analysis, organization design, communication planning, training support).

Related Posts